Digitale Unterschrift - Dokumente rechtskräftig signieren
Im Zeitalter der Digitalisierung werden Dokumente wie Verträge oder Angebote regelmäßig online erstellt, bearbeitet und mittlerweile auch unterschrieben. Trotzdem herrscht bei vielen Betrieben noch Unklarheit über die Vorgehensweise und die Rechtsgültigkeit digitaler Signaturen.
Wir erklären, was unter einer elektronischen Signatur zu verstehen ist, welche verschiedenen Arten es gibt und wie Sie digitale Unterschriften rechtsgültig in Ihrem Unternehmen nutzen können. Außerdem finden Sie Anwendungsbeispiele und Tipps zur Software-Auswahl.
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Was ist eine digitale Unterschrift und wann ist sie gültig?
In der digitalen Welt, in der wir leben, ist die digitale Signatur schon längst angekommen. Immer mehr Prozesse werden digitalisiert, so auch das Unterschreiben. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Papier, Kosten und andere Ressourcen. Doch sind digitale Unterschriften rechtssicher? Ja, wenn drei Grundvoraussetzungen erfüllt sind.
Zum einen müssen Echtheit und Entstehung der digitalen Signatur im Nachhinein nachvollzogen werden können und darüber hinaus muss die Unverfälschtheit der Daten sowie der Unterschrift gewährleistet sein. In der Regel funktioniert das durch das Verwenden einer entsprechenden Software, die diese Vorgaben erfüllt. Ein sehr bekanntes Beispiel hierfür ist etwa der Adobe Acrobat Reader (Adobe Sign) oder auch der Anbieter DocuSign. Inzwischen existieren aber auch viele Branchen-Softwares, die einen entsprechenden Dienst in ihren Anwendungen integriert haben, z. B. Handwerker-Softwares.
Wann ist eine elektronische Unterschrift gültig?
- Echtheit der Unterschrift kann nachvollzogen werden
- Entstehung der Unterschrift kann nachvollzogen werden
- Daten und Unterschrift können nicht verfälscht werden
Digitale Unterschrift: Rechtliche Rahmenbedingungen
Die Anwendung von elektronischen Signaturen wird in Deutschland durch mehrere Gesetze geregelt. Zu nennen sind hier etwa das bürgerliche Gesetzbuch (BGB), das Vertrauensdienstgesetz (VDG) sowie das Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG). Außerdem muss die innerhalb der EU geltende eIDAS-Verordnung eingehalten werden. Sie beinhaltet einheitliche Regelungen für die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt.
Um zu gewährleisten, dass die Vorgaben aus der eIDAS-VO eingehalten werden, wurde 2017 in Deutschland das VDG eingeführt. Seitdem ist die eIDAS-Verordnung in Verbindung mit dem VDG die wichtigste Rechtsvorschrift, wenn es um die Nutzung von elektronischen Unterschriften in Deutschland geht. Außerhalb der EU regeln die ISO 27001 und das SOC2 die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen für das elektronische Signieren.
Ausschlaggebend ist die Nachvollziehbarkeit
Im Prinzip sind digitale Unterschriften grundsätzlich rechtsgültig, wenn vor Gericht nachvollzogen werden kann, wie und wann die Signatur entstanden ist. Das funktioniert bei der elektronischen Signatur in der Regel sehr viel einfacher und schneller als bei der handschriftlichen Unterschrift, da entsprechende Parameter wie Datum, Uhrzeit und User transparent im System hinterlegt werden. Lediglich für einen sehr kleinen Teil bestimmter Verträge schreibt der Gesetzgeber eine zusätzliche Identifikation der unterschreibenden Person im Vorfeld vor.
Der zugehörige Gesetzestext findet sich in Abschnitt Vier, Artikel 25 der eIDAS-Verordnung. Dort heißt es unter anderem: „1) Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt oder weil sie die Anforderungen an qualifizierte elektronische Signaturen nicht erfüllt. (2) Eine qualifizierte elektronische Signatur hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.“
Welche Arten der elektronischen Unterschrift gibt es?
Maßgeblich ist die obig im zweiten Absatz genannte qualifizierte elektronische Unterschrift. Die eIDAS-Verordnung unterscheidet zwischen zwei Arten der elektronischen Unterschrift: Der fortgeschrittenen und der qualifizierten elektronischen Signatur. Davor steht noch die einfache elektronische Signatur. Im Folgenden stellen wir alle drei Varianten mit beispielhaften Anwendungsbereichen kurz vor.
Die einfache elektronische Signatur (EES) ist die simpelste Form digital zu unterschreiben, da sie keinerlei Authentifizierung der signierenden Person bedarf. Sie besitzt aber auch die geringste Beweiskraft vor Gericht. Daher sollten Sie die EES nur für informelle Dokumente mit geringem Haftungsrisiko wie z. B. Bekanntmachungen oder Informationsschreiben nutzen.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) besitzt dagegen schon eine höhere Beweiskraft in Gerichtsverfahren. Die Identifikation der Person, die unterschreibt, muss in jedem Fall erfolgen, dies kann aber auch nachträglich geschehen. Sie ist für etwa 90 Prozent der Verträge rechtsgültig. Typische Beispiele, in denen die FES zum Einsatz kommt, sind etwa Arbeitsverträge, Kaufverträge oder Lieferantenverträge.
Die höchste Form der Beweiskraft und damit auch die sicherste Variante ist die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur (QES). Sie ist in jedem Fall gültig, muss aber auch mehr Anforderungen erfüllen als die EES und die FES. Bei der QES muss die Identifikation der signierenden Person zwangsläufig vor der Unterschrift stattfinden und sie muss so konzipiert sein, dass sich eine nachträgliche Änderung der Daten in der Signatur erkennen lässt. Bei Dokumenten mit sehr hohem Haftungsrisiko sollten Sie immer die QES wählen.
| Einfach elektronische Signatur (EES) | Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) | Qualifizierte elektronische Signatur (QES) |
|---|---|---|
| Nur eingeschränkt gültig | Nahezu immer gültig | Für alle Fälle gültig |
| Für informelle Vereinbarungen und Dokumente | „Für formfreie Verträge (ca. 90% der Verträge, die Sie abschließen)“ | Für Verträge mit gesetzlicher Formvorschrift (ca. 10% der Verträge, die Sie abschließen) |
| Geringe Beweiskraft | Hohe Beweiskraft | Absolute Beweiskraft |
| Keine Identifikation der Person notwendig | Identifikation der Person nachträglich möglich | Identifikation der Person muss vor der Signatur stattfinden |
| Auf Papier getätigte Unterschrift, die später eingescannt wurde oder über Software getätigte Unterschrift ohne Authentifizierung | Über Software getätigte Unterschrift mit 1-Faktor-Authentifizierung | Über Software getätigte Unterschrift mit 2-Faktor-Authentifizierung |
| Beispiele: Bekanntmachungen, Informationsschreiben, interne Kommunikation | Beispiele: Arbeitsverträge, Kaufverträge, Angebote & Rechnungen | Beispiele: Testamente, Bankkontoeröffnungen, Patientenverfügungen |
Digitale Unterschrift in der Praxis nutzen
Viele Vorteile sprechen dafür, digitale Signaturen beruflich oder auch privat zu verwenden. Zunächst einmal sparen sie eine Menge Zeit und Geld ein, daneben tragen sie einen kleinen Teil zum Umweltschutz bei. Auch die Kunden werden es Ihnen danken, da heutzutage sehr viele Menschen gerne bequem von zu Hause aus Verträge abschließen. Zwar wird eine technische Infrastruktur und eine entsprechende Software benötigt, für den Großteil der Verträge im betrieblichen Alltag ist die FES aber völlig ausreichend und diese ist inzwischen in vielen Branchen-Softwares enthalten.
Elektronische Signatur im Büro
Insbesondere bei der Büroarbeit hilft Ihnen den Einsatz digitaler Signaturen enorm. Egal in welcher Branche Sie tätig sind, große Mengen an Schriftverkehr fallen in jedem Büro an. Hierbei kommt das papierlose Büro ins Spiel. Immer mehr Dokumente werden digitalisiert, um Zeit, Kosten und weitere wertvolle Ressourcen einzusparen. Mit Hilfe der elektronischen Unterschrift müssen Verträge nicht mehr abfotografiert oder eingescannt werden, um sie digital abzubilden. Dies führt zum einen zu einer kürzeren Bearbeitungsdauer und vereinfacht zum anderen die Aufbewahrungsfrist. Viele Software-Anbieter haben außerdem verschiedene Schnittstellen etwa zur DATEV in ihren Produkten integriert, was die Buchhaltung enorm erleichtert.
Beim Kunden oder Unterwegs
Auch auf dem Weg zum Kunden oder vor Ort profitieren Sie von der elektronischen Unterschrift. Die allermeisten Softwares, die digitale Signaturen anbieten, sind auch cloudbasiert. Das bedeutet, Sie und Ihre Mitarbeiter können von überall aus auf die erstellten Dokumente zugreifen und diese bearbeiten. So können Verträge, Angebote oder Rechnungen beim Kunden mobil erstellt werden, dieser unterschreibt direkt und rechtsgültig per Tablet oder Smartphone und Ihre Kollegen im Büro haben in Echtzeit Zugriff auf das Dokument. Auf diese Weise lassen sich viele Wege zwischen Kunde und Büro sparen und Sie können effizienter arbeiten.
Elektronische Unterschrift Privat
Viele Menschen sind bereits privat auf die digitale Unterschrift umgestiegen und setzen auch außerhalb des Jobs auf ihre Vorteile. Verträge oder andere Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt, unterschrieben und verschickt werden, sondern können direkt online signiert und versendet werden. Als Privatperson genügt in den allermeisten Fällen die einfache bzw. die fortgeschrittene elektronische Signatur. Die qualifizierte elektronische Unterschrift werden Sie so gut wie nie benötigen, höchstens wenn Sie Dokumente unterschreiben wollen, die einer notariellen Beglaubigung bedürfen. Beispiele hierfür sind etwa Testamente oder Patientenverfügungen. Für alle anderen Dokumente reichen EES oder FES aus.
Software für digitale Unterschrift auswählen
Welche Software Sie am besten für Ihr Unternehmen auswählen, wenn es Ihnen darum geht, die digitale Signatur einzuführen, ist pauschal schwer zu beantworten. Je nachdem, welche Anforderungen Sie haben und welche Lösung Sie aktuell nutzen, kann es sinnvoll sein, sich für eine On-Premise- oder für eine SaaS-Lösung zu entscheiden.
Eine weitere wichtige Fragestellung: Bevorzugen Sie eine eigenständige Software für das elektronische Unterschreiben oder soll diese Funktion lieber in ihrer Branchen-Software integriert sein? In einigen SaaS-Lösungen ist dieses Feature schon enthalten, insbesondere Dokumentenmanagement-Softwares sind in der Regel damit ausgestattet. Natürlich können Sie auch eine Software wie etwa DocuSign wählen, die speziell auf das digitale Signieren ausgerichtet ist. Wenn möglich, raten wir aber dazu, eine All-In-One-Lösung einzusetzen.
Fazit Digitale Signatur
Abschließend lässt sich festhalten, dass die digitale Signatur durchaus rechtskräftig im betrieblichen Alltag angewendet werden kann und eine Menge Chancen bietet. Neben Zeit und Geld wird auch Papier gespart und damit die Umwelt geschont. Unabhängig davon nimmt die Digitalisierung in allen Bereichen zu und immer mehr Betriebe stellen auf das papierlose Büro um. Wenn Sie wettbewerbsfähig bleiben und den Anschluss nicht verlieren wollen, empfehlen wir Ihnen rechtzeitig mitzuziehen. Gerne beraten wir Sie bei der Wahl der passenden Business-Softwares (CRM, ERP, Handwerkersoftware) für Ihr Unternehmen, nehmen Sie jederzeit Kontakt zu uns auf.
